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学生档案管理办法
发布人:吕新华 发布日期:2019-05-05 阅览次数:1343
 
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学生档案是学生在校期间学习、生活、成长的真实记录,是对学生德、智、体、美等方面表现的真实反映。为规范我院学生档案管理工作,完善学生档案建档、保存和转递工作程序,结合我院工作实际,特制定本办法。

第一章

第一条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务,为经济建设服务,为人事工作服务的原则,坚持维护真实性和完整性的工作方针,实行统一管理。

第二条 学生档案管理工作按照学院统一领导,实行院、系分级管理的原则,做到安全、保密、系统、完备。

第三条 学生工作处对系的学生档案管理工作实行监督和指导。

第二章 归档范围

第四条 学生档案材料的收集工作直接关系到档案的完整性和学生的切身利益,在校期间学生档案应包括以下内容:

1.新生入学登记表。

2.健康体检表。

3.学生在校期间的奖励、处分材料。

4.学生加入中国共产党、共青团材料。

5.经教务处审核确认的学生成绩单。

6.毕业生鉴定表。

7.学生职业技能考评表。

8.德育测评表。

9.学生顶岗实习鉴定表。

10.需要归档的其他材料。

第三章 归档要求

第五条 个人履历表必须由本人如实填写。

第六条 归档材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确。

第七条 凡属归档材料必须使用碳素笔认真书写或打印,不得用不规范简化字、错字或同音字,字迹要清楚、工整。

第四章 档案查阅

第八条 各系党支部书记、学管员和班主任等有关人员可查阅本系、班的学生档案并按查阅规定予以登记,其他人未经批准不得查阅学生档案。查阅学生档案只能在档案室进行。

第九条 学生个人不得查阅本人或他人档案。

第五章 档案移交与转递

第十条 新生档案包括新生入学登记表和健康体检表由招生与就业指导处负责收集、审核。在新生入学报到工作结束后,将档案转交给各系。各系按班级分好并整理好学生档案后,于每年十二月底前统一转交到学生工作处保管存放。

第十一条 每学期结束前一个月,各系将学生奖励、处分以及继续教育中心移交来的学生技能鉴定表等相关材料统一收集齐全后,由学管员到学生工作处档案室集中入档。

第十二条 学生在校期间由于学籍变动(包括转专业),需要转入或转出的档案由各系负责转递。本院各系之间流动的学生档案,由各系直接办理转接手续。

第十三条 毕业生档案转递按以下程序办理:

1.毕业生集中离校时,需转递的档案主要由各系负责。在毕业生毕业离校前,各系到档案室把有关材料装入个人档案,由档案室负责毕业学生档案的审核和签封工作,然后由各系领回组织发放。

2.各系在学生毕业当年10月前完成档案发放,未能按时发放的档案由所在系写明情况,在11月初交回档案室统一保管,学生再次领取时需要由系书记、学管员一起到档案室签字后领取。

第十四条 各种档案的移交与转递必须严格履行交接手续。

第六章 工作纪律

第十五条 查阅学生档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料,未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。确需拍摄、复制档案有关内容,必须经系书记同意并报学生工作处批准后方可进行。

第十六条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要摘记档案内容时,应经系书记同意。摘记材料要妥善保管,不得丢失及私自存放。

第十七条 所有档案管理人员要严格遵守档案工作纪律,对利用职权违反档案管理的工作人员,责令其改正,构成违纪的,由学院有关部门给予纪律处分,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

第七章

第十八条 本办法解释权归学生处。

第十九条 本办法自发文之日起执行。

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